資料作成代行サービスの料金相場やメリット・デメリットも徹底解説!
2021.08.03
「秘書業務が外注できるサービスってどんなの?」
「人材派遣会社とかじゃなく、低コストで外注できる方法はある?」
秘書業務は「オンライン秘書」を利用すれば格安で外注することができます!しかも「オンライン秘書」で外注できるのは秘書業務だけではありません。
経理、人事労務などの「バックオフィス業務」はほぼオンラインで外注することが可能なのです。 今回は話題の秘書業務をオンラインで外注できるサービスについて、サービス導入のメリット・デメリット・実際の導入例と共に、おすすめサービス業者5社も紹介致します。
秘書業務を外注できる「オンライン秘書」とは事務・会計業務(バックオフィス業務)をオンライン環境で外注業者に委託できるサービスのことです。「オンライン秘書」はいわゆる人材派遣会社のようにオフィスに特定のスタッフを派遣させるサービスではありません。
「オンライン秘書」に在籍する専任スタッフがチャット、音声通話、オンライン会議ツールなどを用いた「オンライン環境下」で業務の対応を行う方式のサービスです。「オンライン秘書」の一番の特徴は業務を担当するスタッフが確かなキャリアを持つプロフェッショナルばかりである点です。
業務を対応するスタッフは皆、大手企業で在職経験をもつ即戦力のある人材が中心のため、研修や育成に割く時間は一切無く、即日から業務を任せることができます。
「オンライン秘書」に外注できる業務内容は秘書業務だけでなく、多岐にわたります。
提供できる詳しい業務内容は個々のサービス事業者によって異なりますが、代表的なものとしては次のような内容が挙げられます。
・秘書業務
・人事業務
・経理業務
・営業アシスタント業務
・Webサイト運用業務
・カスタマーサポート
【依頼できる業務内容例】
・メール・電話対応
・資料作成
・スケジュール管理・調整
・航空券・ホテル予約などの出張手配
・会食用飲食店の予約・リサーチ
秘書業務は「オンライン秘書」が最も得意とするサービスです。メール、電話対応、資料作成はもちろん、出張や会食の手配業務だけ委託したい場合も、時間単位で無駄なく活用することが可能です。
【依頼できる業務内容例】
・求人募集原稿作成
・採用応募書類の整理
・応募者とのやり取り
・面接のセッティング
・研修・セミナーの手配
人事業務とは人事採用における業務全般です。求人広告の原稿作成、不採用応募者へのメール送付、履歴書の返送、面接会場までの道案内など人事担当者が面接や書類選考に集中できるためのサポートを行ってくれます。
【依頼できる業務内容例】
・売上・入金確認
・請求書作成
・記帳代行
・決算・財務資料作成
経理業務は「オンライン経理代行」とほぼ同じサービスです。請求書発行や記帳代行、給与計算などの事務的な業務だけに留まらず、決算書、財務書類作成などの専門業務も時間単位の格安料金で委託することが可能です。
【依頼できる業務内容例】
・納品書・見積書作成
・事業計画書作成
・発注書作成・送付
・プレゼン資料作成
・市場リサーチ・分析
営業アシスタントは営業活動に関連する実務全般です。納品書・見積書、発注書などの基本的な書類作成~事業計画書、プレゼン資料、新規開拓向きの市場リサーチ、分析資料作成など、営業サポートに関連する実務、雑務は全て頂くが可能です。
【依頼できる業務内容例】
・画像加工
・HP更新・バナー作成
・SNS投稿・運用
・ライティング
・各種広告出稿・運用
サービス事業者によってはWebサイト運用に関する専門業務を外注することも可能です。画像加工やHP更新、バナー作成~SNSの投稿、広告運用、ライティングなどのWebマーケティング関連業務まで丸ごと委託することもできます。
【依頼できる業務内容例】
・受電対応
・架電対応
・チャット対応
・メール対応
・通話履歴入力業務
カスタマーサポートとはECビジネスやメーカーの一般顧客向けを中心とするメール、音声通話を用いた顧客対応です。受電、架電、チャット、メール対応など企業イメージを落とさない高品質な対応が期待できます。
書外注サービスは以下6つの手順にて利用を開始することができます。
①お問い合わせ
②依頼内容のヒアリング
③業務担当チーム編成
④無料トライアル
⑤プラン決定・サービス申込
⑥サービス利用開始
まず、依頼したい業務内容メニューがあるオンライン秘書サービスを数件ピックアップし、問合せを行います。 ホームページの問い合わせフォームからおおまかな依頼内容、費用の見積もり要請などの必要事項を入力して送信しましょう。
後日担当者からの連絡により日程を打合せ、依頼内容のヒアリングを行います。音声通話、ZOOMなどのオンライン会議ツールを使い、自社が依頼したい業務内容を具体的に相談しましょう。希望の予算、月間の稼働時間を担当者に予め告げておくと話がスムーズにすすみます。
秘書外注サービス事業者は、クライアントの依頼内容を元に業務を担当するスタッフのアサインを行い、チームを編成します。契約後のトラブルを防ぐためにも自社の業務を担当してくれる担当者のスキル、キャリアを事前によく確認しておくと良いでしょう。
秘書外注サービスは無料トライアル期間を設定してくれている業者もあります。 秘書外注サービスを使うことでどのように業務が効率化されるのか、無料トライアルを活用して検証を行いましょう。
業務内容と予算の擦り合わせ、無料トライアルが終了したら契約プランを正式に決定し、サービスの申込手続きに移ります。初めて秘書外注サービスの契約を行う場合は、まず一番低い金額のプランから開始し、稼働率に応じて高額なプランに徐々にステップアップしていく方がリスクを最小限に抑えることができます。
契約手続きが完了したらいよいよサービスの利用開始です。秘書外注ービスの費用をなるべく節約するためには、業務開始日までにマニュアルを準備しておくことで引継ぎ時間が大幅に短縮されます。
秘書外注サービスは次のような事業者におすすめです。
①人手不足のスモールビジネス事業者
②人件費削減・離職率の多さに悩む企業
③即戦力となる人材不足に悩んでいる企業
秘書外注サービスは人手不足に悩むスモールビジネス事業者に、最もおすすめのサービスです。社長1人で会社を回しているようなスモールビジネスは、成長期になるほど必ず人手不足の問題に直面します。しかし、会社がまだ成長段階の場合、自社で正社員やアルバイトの人員を増やすにはリスクが大きいものです。
秘書外注サービスは「人手は足りないけど費用もかけなくない」というスモールビジネス事業者の人手不足の悩みを低コストで解決に導いてくれます。
秘書外注サービスは人件費削減、離職率の多さに悩む企業にとっての有力な解決策にもなります。例えば前年と比較して次年度の人件費を削減したくても、社員やアルバイトを自社で雇用してまうと、簡単に給与カットや契約終了に持ち込むことができません。
離職率の高い業種では社員やアルバイトに研修を行っても業務を覚えた頃に辞められてしまい、業務が回らなくなるケースも珍しいことではないでしょう。 秘書外注サービスは1つの企業をチーム体制で担当するため、特定の個人の事情に振り回されるリスクはなく、自社で人材を雇用するより低コストで円滑に業務をすすめることができます。
秘書外注サービスは即戦力となる人材不足に悩む企業の有力なパートナーとなります。一般的に企業が即戦力となるキャリアやスキルの高い人材を雇用するには、相応の年収や待遇の保証をしなければなりません。しかし、秘書外注サービスと契約することで自社が高額な給与や厚待遇を用意することなく即戦力となる高いスキルをもつ人材に業務を委託することが可能になるのです。
サービス事業者種別 | プラン・時給 |
---|---|
A社 大手オンライン秘書サービス会社 | 月額制 時給3,600円〜4,000円 |
B社 採用率1%・自社正社員雇用 | 月額制 時給2,700円〜3,000円 |
C社 会計関係のスペシャリスト集団 | 月額制 時給4,000円〜5,500円 |
D社 Webサイト・マーケティング運用 | 従量課金制 1分単位契約 |
秘書外注サービスの料金プランは「月額制」と「従量課金制」の大きく2つに分かれています。
「月額制」は毎月固定の金額をサービス事業者に支払う方式です。フルタイム稼働のプランや月に3~50時間の時間パック制のプランなど様々な選択肢があり、時給に換算すると1時間2,700~4000円が相場になっています。
一方、「従量課金制」は固定で発生する費用は一切無く、実際に業務を消化した稼働時間に従って分単位で費用が課金されていく方式です。
毎月お願いしたい業務があるかどうかわからない、必要な時だけ依頼したい企業には「従量課金制」で契約する方が費用が節約できることもあります。 どちらのプランを選ぶべきかは依頼したい業務内容や稼働率で異なりますので、まずは様々なサービス事業者に問い合わせを行い、比較検討してみましょう。
秘書外注サービスの利用で考えられるメリット・デメリットは次のようになります。
【メリット】
①自社で人材採用するより低コスト
②即戦力のある人材が業務をサポート
③突然辞められるリスクはゼロ
【デメリット】
①セキュリティ上の不安有り
②オフラインの業務に対応できない
③想定外の事態に対応してもらえない
秘書外注サービスを利用で企業が得られる代表的なメリットは以下の3つです。
秘書外注サービスを利用する上で一番のメリットは、自社で正社員やアルバイトを雇うよりずっと低コストである点です。正社員やアルバイトスタッフを自社で雇う場合は社会保険、雇用保険、福利厚生、通勤交通費など給与以外に会社が負担しなければならない費用がたくさんあります。
秘書外注サービスの料金は業務の稼働分以外の余分な費用は一切不要のため、人件費を大幅にコストカットすることが可能になるのです。
前述のように、秘書外注サービスで業務に対応するスタッフは確かなキャリアをもつ即戦力のある人材ばかりです。クライアント側は細かいスキル研修や育成費用などを一切使う必要はなく、サービス事業者と契約した即日から安心して業務を任せることができます。
秘書外注サービスなら社員やアルバイトに突然辞められるといった「退職リスク」を回避することもできます。 秘書外注サービスはサービス事業者がチーム制で業務を遂行する業務委託方式のため、社内スタッフの個人的な事情に振り回されることなく業務を円滑に回すことが可能です。
秘書外注サービスを利用する場合は以下3点のようなデメリットも踏まえた上で検討する必要があります。
秘書外注サービスのような社外に業務委託を行う場合、情報漏洩などのセキュリティ上の不安が全く無いとは言い切れません。依頼する業務内容にもよりますが、専門性が高い業務ほどセキュリティリスクが懸念されるため、契約前に秘密保持契約を交わしておくなどトラブルを未然に防ぐ対策を徹底する必要があるでしょう。
秘書外注サービスは原則的にオンライン環境で業務の対応にあたることが前提のため、オフラインでお願いできる業務範囲は限られています。 ただ、近年では郵便物発送やコピー取り代行などのオフライン業務に対応するサービス事業者も増えてきたため、お願いしたいオフライン業務があれば業者に案件ベースで交渉してみると良いでしょう。
秘書外注サービスは社内で起こった想定外の事態に対応してもらうことは期待できません。秘書外注サービスは原則として個々の業務ごとに成果を納品する形式のため、契約内容に沿った業務しか対応しないことになっているからです。しかし、言い換えれば秘書外注サービスは契約外のことを勝手に対応されてトラブルに発展する心配がないとも言えます。
秘書外注サービスに依頼するべき点とそうでない点は、予め線引きして活用範囲を検討しましょう。
ここでは秘書外注サービスを実際に導入した企業の活用事例をみていきます。
ロマンクルー株式会社は東京都のシステム設計・開発会社です。
企業名 | 株式会社ロマンクルー |
---|---|
依頼内容 | ◯秘書業務全般 ●会食場所の予約・出張手配 ●PDFのテキスト化・資料作成 ●受電代行業務 ●贈答品の手配 ●アポイント調整など |
導入前 | ●専門分野じゃない業務に時間がかかっていた ●会食の予約など突発的な業務に時間をかけていた |
導入後 | ●クライアントワークをする時間が増えた ●急に依頼した業務も対応、日々のストレスを大幅軽減 |
「会食場所の予約など突発的に起こる業務、請求書の作成などのノンコア業務に時間を割いていた」という代表。秘書外注サービス導入前は自社で雇っていた事務員さんに1つ1つ教えなければならない手間にもストレスを感じていました。
導入後は秘書外注サービスを使うことで「人材教育コストゼロ」「経営者は時間が財産」であることに改めて気付かれたようです。
株式会社アテナは大阪の心斎橋に本社を構える人材派遣会社です。
企業名 | 人材派遣業・株式会社アテナ |
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依頼内容 | 〇人事労務業務全般 ●入退社に関わる社内システムの更新 ●雇用契約書作成 ●外部社労士との連携 ●人事労務ツールへの移行作業 ●その他バックオフィス業務 |
導入前 | ●派遣会社にお願いしていたが辞めてしまった ●スタッフがなかなか定着しなかった |
導入後 | ●半永続的に業務が属人化しない組織を作り上げる事ができた |
人材派遣業にとって人事・労務管理業務は、雑務の範囲を超えた中枢のバックオフィス業務です。株式会社アテナでは導入前の業務を派遣社員にお願いしていたものの、なかなかスタッフが定着しないことに悩みを抱えていました。
導入後は特定の人材に依存せず、半永続的に中枢のバックオフィス業務体制がローコストで確立でき「攻めのバックオフィス業務体制」が出来上がったことを実感されています。
株式会社ラフタスは東京都新宿区のSNSマーケティングと留学エージェントを専門とする事業者です。
企業名 | SNSマーケティング事業・株式会社ラフタス |
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依頼内容 | 〇経理・営業サポート全般 ●経費精算・データ入力 ●請求書・書類のスキャン・ファイリング ●会計ソフトへの仕訳入力 ●SNSレポートの集計や整理 ●提案書作成・バナー作成 |
導入前 | ●事業の拡大と共に社内の人手が追い付かなかった ●社内スタッフが他の業務を兼任しコア業務に集中できなかった |
導入後 | ●社内スタッフが生産性の高い業務に集中できるようになった ●顧客対応に集中できたため、顧客数が2倍になった |
社長も社内スタッフも若手ばかりの株式会社ラフタスでは、メンバー全員が人事、事務業務と営業を兼任していました。間接業務を外注したことで、社員が新規の顧客獲得に専念した結果、半年で顧客数を2倍にすることができました。
秘書外注サービスの選び方、抑えておくべき注意点は以下の5つです。
①任せたい内容を整理する
②料金プランの選択肢が多い
③スタッフの質も重視する
④自社の問題点を適切に改善してくれる
⑤数社から見積りを取って比較検討する
秘書外注サービスを選ぶ前にまず行っておくべきことは任せたい内容を整理ことです。社内のどういった業務を外注したいのかの項目、予想稼働時間などを詳細に書き出すことで自社に適切なサービス事業者の候補が自ずと絞られてくるようになります。
料金プランの選択肢が多い秘書外注サービスは、費用対効果を踏まえた適切な契約が行える要素に繋がります。秘書外注サービスの料金体系は業者によってマチマチですが、実際は稼働させてみないとわからない点も多く見受けられます。契約後の稼働率変更に即座に対応できるよう、3時間パック~50時間パックなど料金プランの選択肢がなるべく広い業者を選ぶことがコツです。
秘書外注サービスは料金だけでなく、「スタッフの質」を重視することも外してはいけない要素となります。他社より料金が安いということは、スタッフの質を落として稼働率を上げている場合も言い切れないからです。 できれば契約前に業務に対応するスタッフのおおまかな経歴、スキルなどの情報を詳細に確認しておくようにしましょう。
自社の問題点を適切に改善してくれる秘書外注サービスは、支払った料金以上の対価を提供してくれる業者であることを意味します。
秘書外注サービスは外部の業者だから決まった料金で規定内の業務をこなしてくれれば良いという考え方もありますが、外部スタッフだからこそ気付く業務上の問題点も少なくありません。 秘書外注サービスのスタッフは確かなキャリアをもつプロフェッショナル集団のため、業務を委託することで社内が抱える業務上の問題点を改善できれば、契約料金を上回る価値を手にすることができます。
秘書外注サービスは数社から見積もりをとって比較検討する方が契約後に後悔することになる確率を下げることができます。 同じような価格帯、スタッフ勢を集めているサービス事業者を複数ピックアップし、メールで問合せを送信後、個々の担当者と料金や詳細の打ち合わせを行ってみましょう。
当編集部がおすすめする秘書外注サービスは以下の5社です。
サービス事業者名 料金 | 料金・プラン | 時給 | 特徴 |
---|---|---|---|
オールタスク | ■月20時間プラン/ 50,000円 ■月30時間プラン/ 80,000円 ■月50時間プラン/ 120,000円 | 月額制 時給/2,400~2,600円 | ①1週間の無料トライアルプランあり ②経理、採用だけではなく企業特有の業務にも対応可能 ③オフライン業務も対応 |
Genny ジェニー | ■スタンダード/ 105,000円 ■12monthsプラン/ 98,000円 ■18monthsプラン/ 95,000円 1日9.5時間×21日稼働 | 月額制 時給/476~526円 | ①9:00~18:30のフルタイム制 ②時給単価476円~の激安価格 ③業務量が多くても料金一律 |
CASTER BIZ キャスタービズ | ■BASIC 6ヵ月/ 120,000円 ■LONG12ヵ月/ 108,00円 1日8時間 月30時間稼働 | 月額制 時給/3,600~4,000円 | ①採用率1%の優秀スタッフで構成 ②翻訳・Web・人事労務など豊富なメニュー ③オフライン業務も対応 |
For Your Business | ■月12 時間プラン/ 35,000円 ■月20時間プラン/ 55,000円 ■月30時間プラン/ 82,000円 ■月50時間プラン/ 135,000円 | 月額制 時給/2,700~2,916円 | ①契約時間消化方式 ②上位プランに差額で変更可能 ③専用システムにて進捗の確認可能 |
SUPPORT+iA サポーティア | ■月6 時間プラン/ 33,000円 ■月12時間プラ/ 55,000円 ■月25時間プラン/ 99,000円 | 月額制 時給/3,960~5,500円 | ①公認会計士運営・監修 ②経理・財務サポートが得意 ③バックオフィス業務のコンサル可能 |
オールタスクは株式会社タスクユーが提供するオンラインアシスタントサービスです。
プラン | 料金 | 実働時間 | 契約期間 |
---|---|---|---|
無料トライアルプラン | 無料 | 2時間/月 | 1週間 |
20 時間プラン | 50,000円/月 | 20時間/月 | 1ヶ月 |
30時間プラン | 80,000円/月 | 30時間/月 | 1ヶ月 |
50時間プラン | 120,000円/月 | 50時間/月 | 1ヶ月 |
【サービスの特徴】
・1週間の無料トライアルプランあり
・経理、採用だけではなく企業特有の業務にも対応可能
・オフライン業務も対応
低価格で対応できる業務範囲が広いため、使いやすいオンラインアシスタントサービスです。クライアントに専属の担当者がつくため、業務精度も高く、オンライン業務だけではなく、名刺の整理や書類のファイリングなどの訪問してのオフライン業務にも対応しており、依頼できる業務の幅も広いのが特徴です。
Gennyジェニーは株式会社クロコが提供するオンラインアシスタントサービスです。
プラン | 料金 | 実働時間 | 契約期間 |
---|---|---|---|
Standard プラン | 105,000円 | 9.5時間/日×21日稼働 | 2ヶ月 |
12monthsプラン | 98,000円 | 9.5時間/日×21日稼働 | 12ヶ月 |
18monthsプラン | 95,000円 | 9.5時間/日×21日稼働 | 18ヶ月 |
【サービスの特徴】
Gennyジェニーの特徴は秘書業務に特化し、09:00~18:30のフルタイム制で対応してくれる点です。
・09:00~18:30のフルタイム制
・時給単価476円~の激安価格
・業務量が多くても料金一律
料金プランは2ヵ月契約のスタンダード、12month、18monthの3つでいずれも月額100,000円前後の固定料金制で時給は476円~と業界最安値クラスです。 時間内なら業務量が多くても一律料金なので、業務量が多く、格安料金で秘書業務を委託したい事業者に向いています。
CASTER BIZキャスタービズは株式会社キャスターが提供するオンラインアシスタントサービスです。
プラン | 料金 | 実働時間 | 契約期間 |
---|---|---|---|
BASIC | 120,000円 | 30時間/月 | 6ヶ月 |
LONG | 108,00円 | 30時間/月 | 12ヶ月 |
【サービスの特徴】
・採用率1%の優秀スタッフで構成
・翻訳・Web・人事労務など豊富なメニュー
・オフライン業務も対応
CASTER BIZキャスタービズの特徴は採用率1%という全国から選び抜かれた優秀なスタッフでメンバーが構成されている点です。料金プランは1日8時間 月30時間~の稼働でBASIC 6ヵ月とLONG12ヵ月で月額100,000~120,000円の固定制。秘書、バックオフィス業務だけでなく、翻訳やWeb、人事労務などの専門業務のメニューも豊富で、書類や領収書のファイリングなどのオフライン業務にも対応してくれます。
For Your Businessは株式会社Radiceが提供するオンラインアシスタントサービスです。
プラン | 料金 | 実働時間 | 契約期間 |
---|---|---|---|
12 時間プラン | 35,000円 | 12時間/月 | 1ヶ月からOK |
20時間プラン | 55,000円 | 20時間/月 | 1ヶ月からOK |
30時間プラン | 82,000円 | 30時間/月 | 1ヶ月からOK |
50時間プラン | 135,000円 | 50時間/月 | 1ヶ月からOK |
【サービスの特徴】
・契約時間消化方式
・上位プランに差額で変更可能
・専用システムにて進捗の確認可能
For Your Businessの特徴は契約時間の消化方式で料金プラン設定が非常に柔軟である点です。料金プランは月12 時間35,000円~50時間135,000円と選択肢が多く、利用したい時間だけ利用可能であり、上位プランにもいつでも変更が可能です。また、専用システムで進捗状況の確認が随時可能なため、オンライン環境下でもクライアントに不安を与えない配慮がなされています。
プラン | 料金 | 実働時間 | 契約期間 |
---|---|---|---|
6 時間プラン | 33,000円 | 6時間 | 1ヶ月からOK |
12時間プラン | 55,000円 | 12時間 | 1ヶ月からOK |
25時間プラン | 99,000円 | 25時間 | 1ヶ月からOK |
【サービスの特徴】
・公認会計士運営・監修
・経理・財務サポートが得意
・バックオフィス業務のコンサル可能
SUPPORT+iAサポーティアの特徴は運営母体に税理士法人をもち、公認会計士が監修・運営にあたっている点です。経理・財務のスペシャリストが提供するサービスとあり、企業の根幹となるお金の流れの管理を万全にサポートしてくれます。料金プランは6時間33,000円~25時間99,000円と幅広いニーズに対応。 国家資格をもつスペシャリストにバックオフィス業務の改善についてのコンサルティングを受けることも可能です。
今回は話題の秘書業務をオンラインで外注できるサービスについて、サービス導入のメリット・デメリット・実際の導入例を踏まえてお話させて頂きました。まとめますと、秘書業務を外注できる「オンライン秘書」とは事務・会計業務(バックオフィス業務)をオンライン環境で外注業者に委託できるサービスのことです。
秘書外注サービスに委託できる業務内容は次のようなものが挙げられます。
①秘書業務
②人事業務
③経理業務
④営業アシスタント業務
⑤Webサイト運用業務
⑥カスタマーサポート
秘書外注サービスは以下6つの手順にて利用を開始することができます。
①問い合わせ
②依頼内容のヒアリング
③業務担当チーム編成
④無料トライアル
⑤プラン決定・サービス申込
⑥サービス利用開始
秘書外注サービスは以下6つの手順にて利用を開始することができます。
①問い合わせ
②依頼内容のヒアリング
③業務担当チーム編成
④無料トライアル
⑤プラン決定・サービス申込
⑥サービス利用開始
秘書外注サービスは次のような事業者におすすめです。
①人手不足のスモールビジネス事業者
②人件費削減・離職率の多さに悩む企業
③即戦力となる人材不足に悩んでいる企業
秘書外注サービスの利用で考えられるメリット・デメリットは以下です。
メリット
①自社で人材採用するより低コスト
②即戦力のある人材が業務をサポート
③突然辞められるリスクはゼロ
デメリット
①セキュリティ上の不安有り
②オフラインの業務に対応できない
③想定外の事態に対応してもらえない
秘書外注サービスは「単なる事務代行屋」ではなく、貴社が抱えるバックオフィスの効率か、人材の悩みを低コストで解決してくれる貴重なビジネスパートナーです。ぜひ無料トライアルなどを活用し、社内に新たな「人事・バックオフィス革命」を起こしてみてください。