企業で発生する業務は、「利益に直結するコア業務」と「利益に直結しないノンコア業務」の2種類に分類できます。

自社において何がノンコア業務なのか、またはコア業務なのかを把握することで、ノンコア業務を外注してコア業務に集中できる環境を構築する前準備を行うことが可能です。

今回はコア業務とノンコア業務の違い、そしてノンコア業務をBPOするメリットや注意点を解説していきます。「効率よく利益の上がる業務に集中できる環境を作りたい」と考えられている方はぜひご覧ください。

コア業務・ノンコア業務の違い

ここではコア業務とノンコア業務の特徴、そして実際の業務内容例を分けて解説していきます。

コア業務の特徴・業務内容例

コア業務とは「自社のコア、つまり基幹となる業務」の総称です。自社の利益を生み出しており、独自性や専門性がかかわる業務がコア業務に該当します。

・非定型的でパターン化するのが難しい
・高度な判断を必要とする
・特定のスキルがないと業務遂行が難しい

といった特徴がコア業務には存在するのがポイントです。

企業としてはノンコア業務に掛かる時間を削減しながら、コア業務に割ける時間を確保できるかがサービスの品質や売上の向上にかかわってきます。

例えば、
・営業活動
・マーケティング活動
・採用活動

といった業務は経営を回していく上で重要であり、売上を大きく左右します。

ノンコア業務の特徴・業務内容例

ノンコア業務は「コア業務ではないもの、つまりそれ自体は売上に直結しない業務」を指します。独自性や専門性などは特に必要とされません。

・定型的でありパターン化可能
・高度な判断を必要とせず誰にでもできる
・特定のスキルがなくても遂行可能

といった特徴に当てはまる仕事がノンコア業務です。

企業としてはノンコア業務にできるだけ時間を割かないほうが好ましいのですが、残念ながらノンコア業務が煩雑に発生してコア業務を圧迫するケースも多いです。そこで近年はBPO業者へノンコア業務を外部委託、コア業務を遂行する時間確保に努める企業も出ています。

・経理業務
・データ入力業務
・備品の管理業務

といった業務はノンコア業務であり、BPOへ外注するとさまざまなメリットが得られます。

コア業務に集中すべき理由とメリット

コア業務に集中できる環境を構築するメリットは次の通りです。

経営資源を集中することで業務拡大が早くなる

自社の予算や人員といった経営資源は限られています。ノンコア業務がたくさん発生している状況では、予算も無駄に削られますし人員がコア業務へ時間を掛けにくくなります。中小企業は大企業より予算や人員が確保しにくいので、できるだけノンコア業務を削減する必要性が高いと言えます。

BPOといった手段でノンコア業務を削減できるようにすると、自社の限られた経営資源を効率よくコア業務へ投入可能です。

自社の業務を成長させて拡大するには資源のバランスよい配分が重要です。ノンコア業務削減によって無駄な資源消費が減って戦略的な投資が可能となり、新しい事業にも手を出しやすくなる環境が構築されます。業務拡大面でもコア業務に集中するのは重要です。

社員の生産性が上がる

ノンコア業務というのは単純な作業ながら量が多いです。ノンコア業務を大量に遂行しても従業員のモチベーション向上は望めません。利益に直結するコア業務と比較してやりがいも感じにくく、返ってモチベーションが下がってしまう原因になる可能性もあります。

BPOを提供している企業はノンコア業務を効率よく遂行できるプロなので、自社で無理やりノンコア業務を遂行させるよりもスピーディーにノンコア業務が遂行されます。そして従業員は利益につながるコア業務へ集中できるようになるのでモチベーションが維持しやすくなって、結果的に生産性向上にも効果があるのがポイントです。

BPOに向いているノンコア業務内容例

BPOを検討する場合は、次のようなノンコア業務が委託に向いていることを覚えておきましょう。

①総務・人事・経理などのバックオフィス業務

BPOに向いている代表的なノンコア業務が、バックオフィス業務です。
例えば、

・議事録を作成する
・給与計算を行う
・記帳を行う

といった業務はバックオフィス業務であり、企業にとって必要な業務ではありますがどこの企業でもある程度やり方は決まっています。

定型的な作業が多いバックオフィス業務は自社で遂行しても生産性が上がりません。BPOにまとめて委託を行うことで結果的に、

・コストが削減される
・働き方改革が実現する

といったメリットを得られます。

②営業事務・マーケティング周りのサポート業務

営業やマーケティング業務はコア業務ですが、コア業務だからといってすべてのプロセスがコア業務扱いになるとは限りません。たとえば営業では、

・プレゼン用の資料作成
・顧客データの入力

といった事務作業が発生しますし、マーケティング周りでも

・分析データの収集
・レポートの作成

といったバックオフィス系の作業は発生します。

BPOを行う際はコア業務にかかわっているノンコア業務を洗い出して委託できるように準備しておきましょう。商談や戦略立案といった基幹プロセスに掛ける時間を確保して、より生産性を高めていけるのがベストです。

③コールセンター など設備投資が必要な業務

電話応対業務もBPOに一任できます。特にコールセンターを作る場合は電話設備に投資が必要なので、BPOができると設備費用や設備設置の手間などが必要なくなる点もポイントです。受け答え方法がある程度決まっているといった定型的な電話応対業務が多く発生している職場環境では、BPOへ業務を任せた方が効率よく業務を遂行できるようになります。

ただし電話応対業務は顧客と直接かかわる業務でもあり、コア業務に該当する側面が多いです。

・どこまで電話応対を任せるのか
・コア業務にかかわる電話応対を任せ過ぎようとしていないか

といった点で上手く外注する内容を選定する工夫が必要になってきます。

ノンコア業務をBPOする注意点

ノンコア業務をBPOする場合は、次の点に注意しましょう。

コア業務とノンコア業務を明確にする

コア業務には、

・必要なスキルを持った人材の育成
・ノウハウの蓄積
・仕事のケースに合わせた柔軟性

などが必要です。

しかしBPOにコア業務まで任せてしまうと人材育成やノウハウ蓄積などが難しくなり、外部に任せている関係上臨機応変な対応もできなくなってしまいます。

必要によっては営業といったコア業務にかかわる仕事まで外注するケースがありますが、BPOを行う際はなるべくノンコア業務のみを切り出して外注を行うのが基本です。ノウハウを蓄積して自社の成長性を確保するためにも、コア業務は自社になるべく残しておきましょう。

先ほども説明してはいますが、

・定型的であるか、非定型的であるか
・判断にノウハウが必要といった高度さがあるか、ないか
・特定のスキルがないと実行できるか、できないか

といった点で洗い出した作業を分類していき、コア業務とノンコア業務のくびきをはっきりさせていく必要があります。

また「コールセンター事業を主としている企業では電話応対業務を外注するのは難しいが、そうでない場合は電話応対業務も外注しやすい」といったように、業種によってもコア業務・ノンコア業務の線引きは変化します。一概にこれは絶対にコア業務・ノンコア業務とは言えません。自社の特性も把握しながらプロセスごとにコア業務なのか、ノンコア業務なのか判断することも忘れないようにしましょう。 ちなみにBPO業者によってはオフライン業務に対応してくれない可能性もあるので、オフライン業務をBPOしたい際は「オフライン対応可能」の記載があるか確認してみてください。

短期間か長期間か依頼する期間を決める

BPOを検討する際は継続して依頼するのがポイントになってきます。継続的に依頼できないとノンコア業務の削減効果が限定的になってしまうからです。

ただし「この期間だけ繁忙期なのでBPOを任せたい」といったように、企業によってはノンコア業務委託が継続的に必要ないケースもあります。このため自社のノンコア業務の発生タイミングや期間なども含めて検討を行い、短期間契約するのか長期間契約するのか期間を定める必要があるでしょう。

短期間で契約したい場合は、

・最低契約期間が短い
・場合によっては1か月といった期間でスポット的に依頼ができる

といった特徴のあるBPO業者を選定しましょう。

また長期で委託を行いたい場合は、

・指定部門の業務を丸ごと任せられるだけのリソースを有しているか
・大規模な委託を行う上で総合的なサポートを受けられるか

といった点を確認して最適なBPO業者を選んでみてください。

依頼する業務によって得意なBPOサービスを利用する

BPOサービスごとに得意とする業務、またそうでない業務は違います。BPOサービスにも蓄積された独自のノウハウがあり、そこで得意な業務と不得意な業務が変わってくるからです。

そのため依頼する業務によってBPOサービスを適切に選定しないといけません。

公式サイトを確認して

・何を強みとして強調説明しているか
・どの企業と取引実績があるのか
・実際のどの業務を任せられると記載されているか

といった点を把握し、選定へつなげましょう。対応可能であっても得意とは限らないため、総合的に情報を見て業者側の得意な作業を確認することが重要です。

また実際へ問い合わせを行ってみて、そこでも感触を確かめてみるのも有効です。こちらが質問しても詳細な回答が返ってこないといった違和感があれば、BPOスキルが業者側に不足していないか疑問視してみましょう。 文面だけでは実際に仕事を受け持ってくれるスタッフのスキルが確認しづらいというデメリットがあります。

そこで無料トライアルサービスを利用してみましょう。無料トライアルサービスを活用することで試験的に業務を委託、そこで本当に外注できるスキルを持ったスタッフが業者側にいるのかといった確認が可能です。

まとめ

今回はコア業務とノンコア業務の違い、そしてコア業務に集中するメリットやBPO委託時の注意点などを解説してきました。

コア業務は自社の利益に直結する性質、またノンコア業務は自社の利益に直結しない性質を持つ業務です。コア業務に集中できるようにするためにはノンコア業務の発生を削減して業務効率化を行いましょう。

ノンコア業務削減にはBPO活用が有効です。
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・月額5万円から利用可能
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といった特徴を持ったBPOサービス「オールタスク」を展開しています。

無料トライアルも可能なので、気になる方はぜひ資料請求や問い合わせなどを行ってみてください。