「パワーポイントを上手く活用して、事業のプレゼン資料を作成したい。」
「営業で使えるレベルのクオリティに仕上げたいけど、どうしたらいいかわからない。」
「イケてるパワポ資料になるコツが知りたい！」

パワーポイントに関して、こんなお悩みをお持ちではないでしょうか？

この記事では、初心者の方向けに、イケてるパワーポイント資料が作れる制作のコツや失敗例を具体的に解説いたします。

パワーポイント初心者がやりがちな「ダサい資料」になる5つのポイント

まずは、パワーポイントの初心者がやりがちなダサい資料になる5つの失敗ポイントをご紹介します。これらの細かいポイントに気をつけて、見やすい資料を作成しましょう。

①フォント・色が統一されていない

1つ目のポイントは、フォントや色が統一されていないことです。統一されていないと、読み手は読みにくいと感じてしまうからです。

他のサイトのページや別の資料から文章を引用する場合、該当ページのフォントがそのまま反映され、それに気付かないというケースが多々あります。したがって、全ての文章を書き終えた後に、再度見直すことが大切です。

複数の色を使っている場合、色が気になって文章の内容が頭に入りません。基本的には同じ色を用いて、重要な部分だけ反対色で強調する。こういった色の強弱を正しくつけることで、読みやすい資料になります。

②テキスト量が多く、画像や図表を使っていない

2つ目のポイントは、テキスト量が多く、画像や図表を使っていないことです。パワーポイントを作成する目的は、読み手に分かりやすく資料の内容を伝えることです。資料の内容を理解してもらうためには、画像や図表を使う必要があります。

例えば、取引先相手に自社製品のプレゼンテーションを行う場合です。文章によって製品の良さを説明するだけでなく、製品画像を用いることで読み手はイメージしやすくなります。製品の大きさ、色、ボタンの配置などを実際に目で確認してもらい、そのうえで文章でもアピールするのです。

図表に関しても同様です。

「自社の利益が年単位でどれくらい伸びているのかを説明したい。」

そんな時は、文章で書くよりも図表を用いた方が視覚的に分かりやすく、より利益が伸びているという印象を与えることができます。テキストばかりの資料であれば、ワードやエクセルを使うのと同じです。せっかく付いている便利な機能を使わないのはもったいないです。

パワーポイントの特性を活かして、画像や図表を使い、視覚的に見やすい資料を作ることが大切です。

③分析した図表だけ記載していて、メッセージがない

3つ目のポイントは、分析した図表だけ記載していて、メッセージがないことです。図表を用いて内容を分かりやすくして、さらに、その図表の意図を読み手に伝えましょう。

例えば、自社サービスの利用者の増加を説明する際には、図表を用いて増加数をアピールするだけでなく、利用者が増えている理由も記載します。

テキストと図表を合わせることで、読み手はわかりやすくメッセージを理解することができます。

読み手に自社サービスの利用者の多さを伝えるのが目的ではなく、最終的に自社サービスを利用してもらうために資料を作るという意識を持ちましょう。そのためには、しっかりとメッセージを書く必要があります。

④図表やテキストのレイアウトがバラバラ

4つ目のポイントは、図表やテキストのレイアウトが揃っていないことです。レイアウトがバラバラだと、読み手の視線が落ち着かず、見づらいと感じるからです。

例えば、自社製品のアピールポイントを説明する場合です。大きい画像があったり小さい画像があったり、テキストも右端にあったり左端にあったり雑に並べていると、読み手も適当に作っているなと感じてしまうでしょう。

見栄えが読み手の印象を大きく左右するため、キレイなレイアウトを心がけてください。

⑤1ページに情報を詰め込みすぎ

5つ目のポイントは、1ページに情報を詰め込みすぎることです。1ページに書いてある情報が多いと、どの情報が重要なのかが分かりづらく、頭に残らなくなってしまいます。初心者の人ほど情報を詰め込んだ方が良いと考える傾向がありますが、実際にはその逆なのです。

1ページの情報をできるだけ少なくして、1つの情報にフォーカスし、丁寧に説明する。これができているかどうかで、資料の印象は大きく変わります。だからといって、むやみやたらにスライドの数を増やしてはいけません。本当に書くべき情報を抜粋し、無駄なことは書かないという意識を持って制作しましょう。

また、パワーポイントはプレゼンテーションで使う機会が多いです。プレゼンテーションの場合、1ページには1つのメッセージだけというのを心がけた方が良いです。重要なポイントだけを書き、細かい部分は口頭で説明する。

そうすることで、重要なポイントを覚えてもらうことができます。1ページに情報を詰め込みすぎないように、くれぐれも気を付けてください。

パワーポイント初心者向けでもできる「見やすい資料」になる5つのポイント

次に、パワーポイント初心者向けでもできる「見やすい資料」になる5つのポイントをご紹介します。

①スライドに統一感を持たせる

1つ目のポイントは、スライドに統一感を持たせることです。最初から最後まで統一感があれば、読み手は読みやすいと感じます。

まず大切なのは、フォントを統一させることです。

パワーポイントでプレゼンテーションを行う場合には、ゴシック体を使うのがおすすめです。ゴシック体は文字の線の太さが均一であり、スクリーンに資料を投影した場合でも見やすいフォントです。文章を全てゴシック体で統一すれば、読みやすい資料になるでしょう。

フォントだけでなく、強調させたい表現方法を統一することも大切です。重要な部分を太字にしたり、文字のサイズを大きくすることで強調できますが、表現方法がスライドごとに異なると、どれが本当に重要なのか分からなくなります。資料を作る前に強調方法を決め、一貫性を持たせるようにしてください。

また、メインカラーや強調色を決めるのも大切です。例えば、基本的な文章は黒色、強調する部分は赤色といったように決めます。フォント、強調させたい表現方法、メインカラー及び強調色を統一し、スライド全体に統一感を持たせるようにしましょう。

②「読ませる」ではなく「見せる」スライドにする

2つ目のポイントは、「読ませる」ではなく「見せる」スライドにすることです。パワーポイントは、プレゼンテーションの資料を作る場合に使うことが多いです。プレゼンテーションは、いかに「見せる」かが重要になります。

魅力的なプレゼンテーションには、魅力的なスライドが必要不可欠です。では、どういった工夫をすれば、魅力的な「見せる」スライドにすることができるのでしょうか。

まず必要なのは、文章を短くして、行間と余白をとることです。1つの文章をできるだけ短くまとめることで、重要なワードが際立ちます。さらに行間と余白があれば、すっきりした印象のスライドになり、見やすく感じます。すなわち、全体的に余裕のあるスライドにすべきということです。

また、グラフや画像を使って表現することも必要です。文章だけでなく、視覚的に「見せる」ことが大切なのです。

③見出しスライドを作って、見返しやすくする

3つ目のポイントは、見出しスライドを作って、見返しやすくすることです。スライドの数が多い資料であれば、その分内容量も多くなります。あとで見返す際に、見出しスライドがあれば、すぐに気になる箇所を確認できます。

例えば、就活生に向けてパワーポイント資料を使って、企業説明会を行う場合です。説明会終了後に、気になった情報を見返したい際に、見出しスライドがあれば、すぐに確認できるだけでなく、見やすい資料を作っている良い企業だという印象を与えることが可能です。そうなれば、優秀な新入社員を獲得できる可能性も高まります。

見出しスライドを作ることで、読み手を配慮し、良い印象を与えることができます。

④オブジェクトの縦横の配置を揃えて、整理する

4つ目のポイントは、オブジェクトの縦横の配置を揃えて、整理することです。オブジェクトの縦横の配置が揃っていないと、雑な印象を与えてしまいます。大体ではなく、正確にラインを整えなければなりません。

オブジェクトが揃わない原因は、手動で配置しているためです。揃えたつもりでも、手動の場合は必ずずれてしまいます。よって、ドラッグアンドドロップではなく、「配置」機能の整列を使ってください。この機能を使うことで、オブジェクトの縦横の配置を揃えることが可能です。

⑤結論は上部または下部に配置する

5つ目のポイントは、結論をスライドの上部、または下部に配置することです。まずは結論(＝そのスライドで伝えたいメッセージ)を先に伝えることで、そのあとの概要を先につかめるからです。

結論から先に伝えないと、この話が何に紐付いているのかわからなくなってしまいます。

結論から聞くことによって、この情報が必要かどうか受け手が判断しやすくなります。

まとめ

初心者向けに、パワーポイント資料制作のコツや失敗例を具体的に解説いたしました。このように、パワーポイント資料制作においては注意すべきことが多く、忙しい社長や個人事業主の方は、使い方を勉強する時間もあまり取れないかと思います。冒頭でも述べたように、パワーポイント資料制作はノンコア業務の一つです。重要な業務ではありますが、事業の利益には直結しません。

よって、代行会社に依頼するという方法を選べば、手間を省くことができます。

忙しい人ほど、アウトソーシングを上手く活用し、時間を有効活用して、生産性を高めています。最近ではBPOを行うアウトソーシング企業も増えており、比較的代行しやすくなっております。

自分では作れないような資料を代行会社に作ってもらい、本業に集中することで、売上の向上を目指してみるのはいかがでしょうか。