給与計算代行サービスとは

給与計算代行サービスとは、毎月の従業員の給与や賞与、年末調整や住民税の更新などの計算を外注できるサービスのことです。

従業員数の多い会社では、給与計算業務に多くの時間が割かれてしまっているのが現状です。専任の人材を置いていない会社では、人事や役職者が給与計算業務を行ってしまっており、本来のコア業務に専念できていないという状態になっていることも多いでしょう。

特に、正社員だけではなく、アルバイトやパートなどの賃金体系の違う社員を雇用していると、さらに業務が複雑化しています。

給与計算代行サービスは、煩雑になりがちな給与計算を外注できるアウトソーシングサービスです。会社が成長するためには、手間がかかる給与計算業務をアウトソーシングすることで、社員を生産性の高いコア業務に集中してもらう環境作りをすることが大切です。

給与計算代行サービスも様々で、自社の従業員規模や業種により、ピッタリのアウトソーサーを選ぶことが重要です。ここでは、給与計算代行サービスの特徴や選ぶポイント、おすすめのサービスをご紹介します。

給与計算代行・アウトソーシングに依頼できる業務は？

給与・賞与計算代行

タイムカードを集計し、休暇管理などを取りまとめ、給与を計算するのは一苦労。給与計算代行では、雇用形態の違う社員・アルバイト・パートの毎月の給与計算を代行してもらうことができます。支払控除一覧表や給与明細書などの書類の作成まで依頼することが可能です。日払いや週払いなどで支払いが発生する複雑な支払いタイミングでも正確に対応してくれるのが魅力です。

給与計算システムを導入していれば、エクセルや郵送でデータを送らなくてもアウトソーサー側で、社員の勤怠データを取得して計算してくれます。

振込代行

毎月繰り返される給与や取引先への支払いをインターネットバンキングを利用して、振込を代行してもらうことができます。現金を直接扱うことなく、振込を代行できますので、安心して依頼することができます。

会社様から請求書をお送りいただければ、振込の漏れや遅延がないように、支払予定表も作成してもらえます。

記帳代行

日々の支払いや入金の取引記録を記入して帳簿の作成を代行してもらうことができます。領収書の保管が苦手だったり、ソフトへの入力作業が忘れがちな方にはとてもおすすめです。

オプションで、請求書や領収書をファイリングしてくれる証憑整理サポートをお願いできるサービスもありますので、税務調査の際に良い印象を与えることができます。

年末調整代行

給与計算を外注した場合、年末調整も一緒に外注する企業様がほとんどです。年末の最も忙しい時期に活躍してくれます。

年末調整の手間のかかる部分のみアウトソーシングすることで業務効率を大幅に改善することができます。

住民税更新代行

住民税の更新は毎月5〜6月の短期間で行わなければならず、自治体から送られてくる「住民税の特別徴収税額通知書」が従業員の数だけ届くため、まとめるのも一苦労です。

そのため、この期間だけ人員を割く必要があり、人的・管理コストが毎年発生してしまうため、年末調整についで負担の大きい業務になります。そのため、年末調整と同様、住民税更新作業だけ外注する場合もあります。

給与計算代行・アウトソーシングのメリット・デメリット

メリット

給与計算代行のメリット１．コスト削減ができる

外注することで外注費が発生するから、逆にコストがかかるではないのか？と考える方も多いでしょう。

外注することにより、専任の担当者を雇用する必要がないため、まず人件費が不要になります。また人材を雇うとなると、求人のための採用コストや、採用した後の人を育てる時間や手間などの教育コストも発生します。

社内の人間の採用・教育コストや社員が業務を覚える時間的なコストと比較すると、アウトソーシングをしたほうがコストメリットが高いと言えるでしょう。

給与計算代行のメリット２．最新の法令にもバッチリ対応してくれる

社会保障関係の法令や税に関する制度も毎年のように改正されます。

担当者は毎年の改正に関する情報をキャッチし、正しく対応していく必要があります。アウトソーサーはこういった情報を常にチェックしているため、ミスのない給与計算が可能です。

給与計算代行のメリット３．コア業務に集中できる時間が作れる

業務には企業の利益や売上に関わるコア業務とそれ自体は利益を生まないノンコア業務に分けることができます。給与計算業務はまさにノンコア業務に当たるでしょう。

多くの企業では、社員をノンコア業務から解放し、コア業務に集中させることで生産性をあげる動きをしています。

デメリット

給与計算代行のデメリット1. 自社にノウハウがたまらない

自社で作業を行わない分、業務に対するノウハウや情報を自社が把握できない可能性もあります。法改正による就業規則の改定などをキャッチアップできなくなるでしょう。しかし、外注先とコミュニケーションをきちんと取ることでノウハウを共有してもらうことは可能です。

今後、アウトソーシングをやめて自社で行う予定がある場合を考慮して、アウトソーシングの利用を検討しましょう。

給与計算代行デメリット2. アウトソーサーとのやりとりに手間がかかる場合もある

書類やデータを丸投げすれば作業を行ってもらえるのがアウトソーシングの良いところですが、データの抜け漏れや確認事項などで、アウトソーサーとのやりとりは必ず発生することになるでしょう。しっかりルールを決めていかないと、納品物が思い描いていたものと違うものが上がってきたなんてことも。

特に依頼し始めの時は、作業ルールもまだ不明確なため、確認事項も多くなりがちです。しかし、業務に慣れてくれば、確認事項や会社のトーン＆マナーも踏まえた納品物が上がってきます

給与計算代行デメリット3.機密情報の漏洩リスクがある

もちろん自社で行う場合も、漏洩のリスクはあります。アウトソーシングして、社内の個人情報などの機密情報を外部に共有することで、漏洩リスクはより広がるでしょう。セキュリティ管理をしっかりしていても、社員のモラルが低ければ、漏洩してしまう可能性もあります。

アウトソーサー側で会社の情報をどのように管理しているかを事前に確認しておいたほうが良いでしょう。

給与計算代行・アウトソーシング選びのポイント

給与計算代行サービスには、自社の規模感に応じた外注先があります。自社の規模感に合わずに高い外注費を払ってしまわないように、企業規模に適したベストな依頼先を検討しましょう。

1. 会社の従業員数が１〜１０名以下

従業員が少ない時期は、たいてい顧問税理士に依頼しているケースがほとんどです。別で給与計算代行サービスを利用しても、コストが発生してしまいますので、税理士に委託するのが一番でしょう。

2. 従業員が１００〜１,０００名規模

100名を超えてくると、毎月の給与計算業務も膨大な上に、税理士では行えない人事労務手続きも発生しますので、社労士や給与計算代行サービスを利用するべきです。

給与計算代行・アウトソーシングの料金相場

給与計算代行のみを依頼する場合

給与計算代行の費用は基本料＋1人当たりいくらとしているのが一般的ですので、従業員数に応じて料金が変動いたします。

従業員数	基本料金	1名当たり月額料金
10名程度	10,000〜2,000円	400〜1,000円
50名程度	10,000〜2,000円	400〜1,000円
100名程度	10,000〜2,000円	400〜1,000円

年末調整代行、住民税更新代行も依頼する場合

年末調整代行や住民税更新代行も基本料＋1人当たりいくらとしているのが一般的です。また年末調整に付随する「給与支払報告書」や「法定調書合計表」の作成もしなければならず、下記のような料金が別途発生します。

メニュー	基本料金	1名当たり月額料金
年末調整代行	5,000〜20,000円	1,500〜2,000円
住民税更新代行	なし	300〜1,000円

・法定調書合計表作成　5,000円/件 （税務署へ提出）
・給与支払報告書（総括表）の作成、市町村への提出 1市町村300円/件

給与計算代行・アウトソーシングを選ぶポイント

料金が予算に合うか確認する

まずは自社の状況を伝えて見積もりをもらいましょう｡給与計算代行では、従業員数により外注費が大きく変わっていきます。また給与計算に付随するオプションサポートをあれもこれもつけてしまうと想定よりも外注費が高くなってしまったということにもなりかねません。

予算がある場合は、給与計算業務を丸ごと依頼するという選択肢もありますが、あまり労力がかからず自社で行える業務はアウトソーシングしないほうが外注費を削減することもできます。

情報管理の安全性を確認する

アウトソーシング会社のセキュリティに関する考え方やセキュリティ体制はしっかり確認しておくべきでしょう。アウトソーシング各社によりセキュリティ体制はそれぞれですので、万が一、機密情報が漏洩してしまう可能性もございます。代行会社が別の会社に業務委託しているケースもありますので、業務体制はきちんと確認しておきましょう。

一つの目安として、プライバシーマークの取得の有無はチェックしておくのはいいかもしれません。プライバシーマークは企業の個人情報保護体制が適切であることを証明するものになりますので、ある程度の信頼感に繋がります。

自社の規模感を対応できるか確認する

アウトソーシング先として、社労士や税理士、専門の給与計算アウトソーシングサービスなど様々です。自社の従業員数が多ければ、当然作業量も増えますので、少人数のアウトソーシング会社ですと、業務量を委託できるのか不安なこともあると思います。どのような体制で対応してくれるのかを確認しておいたほうが良いでしょう。

依頼したい業務範囲をカバーしているかも確認する

アウトソーシングする業務が給与計算だけなのか、賞与計算や年末調整も依頼するのかを事前に決めておくといいでしょう。アウトソーシング会社でも対応できる業務範囲は様々ですので、給与計算しか対応していないサービスもあれば、市区町村への書類の発送まで対応してくれるサービスもあります。

初めは、業務の一部分だけ依頼するつもりだったけれど、あとあと丸ごとお願いしたいとなった際に、依頼したい業務が対応できませんとならないように、どの程度まで代行してくれるのかも踏まえて業者選びをするべきです。

おすすめの給与計算アウトソーシング5選

給与計算代行から書類の発送まで依頼できる｜オールタスク

オールタスクは株式会社タスクユーが提供するオンラインアシスタントサービスです。

・経理、採用だけでなくクライアント特有の業務にも対応可能。
・20時間、30時間、50時間とわかりやすい料金プラン。
・一部の業務だけでなく、丸ごと業務を依頼できる。

給与アウトソーシングの戦略エージェント｜日本アウトソーシングセンター

日本アウトソーシングセンターは株式会社日本アウトソーシングセンターが提供する給与計算アウトソーシングサービスです。

・従業員100〜1000名規模の会社の給与計算に強い。
・組織人事コンサルティング会社を母体としており、総合的なコンサルも可能。
・人材マネジメント支援の観点から、勤怠・報酬データなどを用いた人材戦略の提案・提言が可能。

業界最大規模の利用者実績100万人｜ペイロール

ペイロールは株式会社ペイロールが提供する給与計算アウトソーシングサービスです。

・大手企業の実績が多く信頼感が高い。
・従業員からの問い合わせ専用のコールセンターで従業員からの問い合わせも対応可能 。
・業種、業態、規模を選ばないフルスコープ型アウトソーシング。

1都3県にオフィスがある税理士法人｜YFPクレア

税理士法人YFPクレアが提供する給与計算アウトソーシングサービスです。

・従業員1〜50名規模の会社のサポートが得意。
・年末調整だけのアウトソーシングも対応可能。
・母体が税理士法人で、グループに行政書士や社会保険労務士事務所もあり、総合的なサポートが可能。

小売業界への圧倒的なサポート力｜ガルフネット

株式会社ガルフネットが提供する給与計算アウトソーシングサービスです。

・人事業務全般のBPOが可能。
・自社の給与明細、勤怠管理システムを提供可能。
・小売業界への総合的なICTサポートが得意。

まとめ

いかがでしたでしょうか？給与計算代行サービスの料金やメリット・デメリットはお分かりいただけましたでしょうか。

近年は、人手不足の背景を受けて、給与計算代行サービスを利用する企業もますます増えています。まずは、自社で利用した場合に生産性が向上するか、費用対効果が合うかを考慮した上で、導入を検討してみましょう。