「総務業務を代行してくれる会社にはどんな業務を依頼できるの？」
「総務業務を代行でしてくれる会社の料金相場はどれくらい？」
「自社に適した総務業務を代行してくれる会社はどれ？」

といった方のために、本記事では総務業務を代行してくれる会社に依頼できる業務、料金相場、2021年人気の総務業務を代行してくれる会社を4社に絞ってまとめてご紹介しています。 ぜひとも参考にしていただき、総務業務を代行してくれる会社を検討している方はご活用ください。

総務業務を代行してくれるサービスとは？

総務代行とは企業が総務業務を外注し、代行業者が総務業務を代行することです。業務の質を向上させたり、効率化したりするために行われます。

総務は企業の全体を把握し、担当のある部門以外のさまざまな業務を担っています。総務の業務は企業によって異なり、中小企業などでは経理や法務を兼任することもあるでしょう。

総務代行は、総務全体や一部の業務を依頼など、自由に選んでいた委託できるアウトソーシングであり、総務代行のサービスは、総務代行やオンラインアシスタントなどと呼ばれます。

総務代行できる業務は？

総務代行業者によって対応できる業務は異なりますが、代行が可能な業務は以下のものです。

【庶務管理】
・電話対応
・資料作成
・受付業務
・備品管理
・発注業務など

庶務は一般事務とも呼ばれています。事務員の仕事として考えられる仕事のほとんどが庶務の仕事といえるでしょう。具体的には資料作成やデータ入力、ファイリングなどのデスクワークがあげられます。また、会社への来客対応や備品整理も庶務の仕事です。

【労務管理】
・勤怠管理
・社会保険の手続き
・給与計算
・就業規則の作成と管理など

労務管理は、社員の働きやすい環境を整えるための管理をする業務です。労働時間や休日・休暇、福利厚生など労働条件に関する制度などを取り扱います。

【経理業務】
・出納管理
・経費清算
・伝男用の起票や整理
・売上集計など

経理は、会社のお金の動きを数値化して正確に管理する業務です。会社は利益のために仕入れや販売、経費の支払いなど多くの場面でお金を動かしています。日々の売上管理や仕入れ管理、税金の計算などを処理するのが経理であり、お金を管理するために欠かせない存在といえるでしょう。

【オフィス管理】
・会議室の管理
・施設の管理など

オフィス管理は、オフィス家具の管理を中心とした業務です。社員数の変化に合わせて必要な家具を手配したり、利用年数によっては買い換えたりします。ときには清掃業務が含まれることも。緊急時の防災備品の補完や点検などを行うこともあります。

【その他】
・福利厚生
・防災関連
・イベント関連
・社内広報

など 総務業務はオフィス全体を把握する業務といわれるだけあって、総務代行における業務の幅も広い傾向にあります。

総務代行サービスをアウトソーシングする理由

では、総務代行サービスをアウトソーシングする理由は何でしょうか。ここでは3つの理由に着目します。

業務が多忙で、タスクが終わらない

業務が多忙で雑務に追われて1日が終わってしまうと、その社員のしなければならない業務ができずに支障が出ることがあります。社員や外部からの問い合わせ対応などで、時間がとられてしまうこともあるでしょう。

そのような雑務をアウトソーシングすれば、その社員がすべき業務に時間を割けるため、残業などをしなくてもスムーズに仕事が進められます。 業務がいっぱいでタスクが終わらないと、ミスも多くなってしまうことも。アウトソーシングすることで時間を適切に使用できるでしょう。

業務が属人化しており、1人に業務負荷がかかっている

業務が属人化するとは、従業員当人にしか業務の詳細内容や進め方などがわからなくなっている状態です。そのため、ほかの人に業務を割り振りできず、1人に負荷がかかってしまいます。また、その従業員が休んだり退職したりしたときに業務が滞ってしまい、問題が発生することもあります。

業務の属人化には他にもデメリットがあります。特定の社員しか業務を行わないため、ミスや不正を隠蔽しやすく、会社の不祥事にもつながりやすいことです。他の社員にノウハウが伝わらずに、組織としてスキルアップができない可能性もあります。

アウトソーシングをしていれば、1人に依存することがなくなるので安心できるでしょう。

担当者が辞めてしまう度に、採用のコストと手間がかかる

自社で総務業務を行っていると、担当者が辞める度に新しい人材を採用しなければなりません。

採用のコストには、外部コストと内部コストがあります。外部コストとは、有料情報誌や採用ポータルサイトへの掲載費用など。さらに、広告以外では採用に関わるパンフレットの印刷料なども含みます。

内部コストとは、社内で採用のために費やされたコストのことです。求人広告を出すための打ち合わせや、面接に関わった時間にかかる社員の給与などを指します。

また、担当者が変わる場合はコスト以外にも多くの手間がかかります。退職や引継ぎ対応、新しい社員の育成など、通常業務に取り組む前にしなければならないことがたくさんありますよね。 総務代行をすれば、それらの煩わしさから解放されます。新しく採用した場合もその人が長く勤めるかどうかはわかりませんが、その点でも総務代行ならば安心できます。

総務代行サービスに委託・外注するメリット

では総務代行を委託・外注するメリットは何でしょうか。以下の3つをご紹介します。

業務効率化できて、社員がコア業務に専念できる

総務業務は売上に直結しない細々とした仕事が多く、思った以上に時間が取られてしまう場合があります。そうした雑務から解放されれば、人員を割きたい部署や業務に社員を集中させられるでしょう。

また、総務業務の一環である社会保険や税金関係の業務は制度変更が多いため、思った以上に時間がかかったり、ミスをしたりしてしまうことも。総務代行の専門業者に委託すれば、ミスをすることなく業務効率化が期待できます。

直接売上には関わらないといっても必要不可欠である総務業務。総務代行をアウトソーシングすることによって、組織全体の生産性の向上が期待できるでしょう。

引き継ぎと採用コストが大幅に減る

総務担当者を採用するためには、まず採用コストがかかります。

特に新卒採用の採用コストは高く、2019年度の新卒採用にかかった費用の総額は平均557.9万円です。（参照：『2019年卒マイナビ企業新卒内定状況調査https://mcs.mynavi.jp/enq/naitei/data/naitei_2019_r.pdf）

さらに、人材募集の広告費用は1週間で約2万円〜40万円が相場といわれています。

また引継ぎの間は、全担当者と新担当者の両方の給料が発生してしまうため、2倍のコストがかかってしまいます。 長い目で見れば、それらのコスト削減はかなり大きいものになるでしょう。

外注すれば、固定費が減る

総務担当者を採用すると、業務量の増減に関係なく、常に固定の人件費を支払わなくてはありません。さらに、繁忙期には人員増員が必要なことも。

また会社で社員を雇う際には、給与以外に社会保険料や通勤費、福利厚生費などのコストが固定でかかります。正社員だけではなく、派遣社員なども同様です。

社員が足りないときにアルバイトなどを雇う方法もありますが、そうすると上記の採用するための費用が発生するため、結果として採用コストが増えてしまいます。 しかし総務代行を外注すれば、固定費や新たな採用費用などが一切かからないのでおすすめです。

総務代行サービスに委託・外注するデメリット

では総務代行を委託・外注するデメリットは何でしょうか。以下の3つをご紹介します。

社内に業務ノウハウが蓄積しない場合がある

総務代行が総務業を行うと、社員が総務業務をする必要がなくなるため、社員にノウハウや経験が身につきにくくなります。

いずれ社内で総務業務を行おうと考えている場合は、代行会社に業務マニュアルや処理履歴などの共有を依頼し、引き継ぎ書を作成してもらうようにしましょう。 代行を依頼して任せっぱなしにするのではなく、将来の自社の計画をたてることが大切です。

社内情報を外部に出すリスクがある

多岐にわたる総務業務を社外に委託する場合、内容によっては社員の個人情報を共有する必要があります。 そのため、情報保管場所が複数になり、情報漏えいのリスクが高まります。もちろん、情報の管理を徹底している会社がほとんどですが、業者のセキュリティについてもしっかり確認しておくと安心です。

総務代行サービスの費用・料金は？

総務代行サービスの料金体系には、時間単位の料金相場と業務別の料金相場の2つがあります。

時間単位の料金相場

【料金相場】
・約70,000円〜120,000円（月30時間利用）
・約2,000円〜4,000円（1時間あたり）
など
※代行業者によって金額は異なります。

時間単位の料金は月額で料金が決まっており、料金の把握がしやすいのが特徴です。業務内容が固定されていないものも多く、必要な業務の組み合わせができるのがポイント。

社員とは違う雇い方ですが、社員と同じように多岐に渡る業務に対応が可能です。ただし、代行業者によって対応業務が異なるので、依頼する前に確認するようにしましょう。

業務別料金相場

【料金相場】
・総務業務の一部を委託したい場合 20,000円〜50,000円ほど
・総務業務全般の委託したい場合 50,000円〜200,000円ほど
など

業務別の場合、以下の業務での委託が考えられます。
・社会保険手続き
・労務管理サポート
・給与計算
・記帳や売掛金
・買掛金の管理
・会議資料作成
・決算報告書作成
・秘書業務

代行業者によって金額がさまざまなので、業務内容や料金設定を確認することが大切です。

総務代行サービスを選ぶポイントは？

いざ総務代行を利用しようと思っても、数ある代行業者の中からどこを選んでよいか迷う方もいらっしゃるでしょう。ここでは、総務代行サービスを選ぶポイントについて解説します。

業務のマニュアル化をしてくれるかどうか確認する

代行業者によって、業務をマニュアル化してくれる業者としてくれない業者があります。せっかく代行業者に委託しているのに、自分でマニュアルを作らなければならないのは大変ですよね。

代行会社に総務業務を丸投げするのではなく、定例化している業務はマニュアル化しておくと、何かあったときに社員が対応できるので安心です。

また、将来自社で総務を扱うことになった場合も、マニュアル化されていればスムーズに移行できるのがよいところです。

業務を受けきれる人材が確保できるか確認する

代行会社によって、依頼の可能な業務は異なります。たとえば、法務や特許などの専門的な業務を依頼する場合は、資格者のいる代行会社を選ぶ必要があります。

また、経理業務や秘書業務などの複数の業務に対応している業者を選べば、まとめて業務を委託できるので便利ですね。 依頼業務を受けきれる人材が確保できなければ、代行業者に頼んでも意味がありません。代行業者を選ぶ際には、人材が十分にそろっているかを確認しておきましょう。

オススメの総務代行サービス５社

ここでは、おすすめの総務代行サービスを4社ご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

①月額５万円から利用できる｜オールタスク

【概要】
オールタスクは株式会社タスクユーが提供するオンラインアシスタントサービスです。

【特徴】
・各社の業務ルールにもしっかり対応
・オフライン業務にも対応
・担当ディレクターが進捗管理・納品物チェックを徹底

【料金プラン】

プラン	料金	実働時間	契約期間
無料トライアルプラン	無料	2時間/月	1週間
20 時間プラン	50,000円/月	20時間/月	1ヶ月
30時間プラン	80,000円/月	30時間/月	1ヶ月
50時間プラン	120,000円/月	50時間/月	1ヶ月

②採用率１%の優秀なアシスタント｜HELP YOU

【概要】
HELP YOUは株式会社ニットが提供するオンラインアシスタントサービスです。

【特徴】
・定期的な顧客満足度とヒアリングを実施している
・専属の窓口担当があるから安心して依頼できる
・チームだから業務が滞ることがなく、人材確保の安定性がある

【料金プラン】

プラン	料金	実働時間	契約期間
30時間プラン	100,000円	30時間/月	6ヶ月

③３０年１００社以上の実績｜NOC

【概要】
NocはNocアウトソーシング＆コンサルティング株式会社が提供するオンラインアシスタントサービスです。

【特徴】
・綿密な事前調査で運用トラブルを回避できる
・導入作業中や作業後にも徹底的にサポートをするから安心できる
・30年の間に1,000社以上にアウトソーシングを提供する歴史と実績がある

【料金プラン】
業務により要見積もり

④バックオフィス全般BPO可能｜アシストライン

【概要】
アシストラインは株式会社アシストラインが提供するオンラインアシスタントサービスです。

【特徴】
・管理部門の業務に精通する社員が、まるで会社に常備しているようなサポートを提供
・業務内容に合った経験豊富なスタッフを適材適所に配置できる
・ニーズに合わせたカスタムメイドの料金プランを提案できる

【料金プラン】
業務により要見積もり

⑤３ヶ月で総務部と経理部の外部構築｜J.Forceアウトソーシング

【概要】
J.Forceは株式会社J.Forceアウトソーシングが提供するオンラインアシスタントサービスです。

【特徴】
・国家資格者がすべてを監修してくれるから信頼できる
・中小企業にぴったりなスピード感。立ち上げ期間はたったの3ヵ月程度（状況によって異なる可能性あり）
・バックオフィス業務からITを取り入れるサポートが充実している

【料金プラン】

プラン	料金	実働時間	契約期間
総務アウトソーシングプラン	■労働保険・社会保険に関する手続きサービス 32,000円〜/月 ■総務アウトソーシング 40,000円〜/月	作業量に準ずる	HP上に記載なし

まとめ

総務業務は直接売上に関わらないものの、企業にとってはなくてはならない重要な役割を担っています。専門部署以外のすべての範囲の業務を行うため、専門的な知識が必要になることが多く、担当者不在だと業務が滞ったり、社員を育成するのにも時間がかかったりすることもあります。

昨今の人材不足もあり、会社によっては経営者や他の担当者が総務業務を兼任することも増えています。一見、コストがかかっていないように見えるかもしれませんが、他の業務の効率が下がり、コストパフォーマンスも悪化してしまう可能性があり注意が必要です。

総務代行のアウトソーシングは、なんといっても専門のプロが業務を行ってくれるのが魅力です。新しく雇用するよりもコストパフォーマンスに優れ、業務効率化ができる総務代行。ぜひこの機会に、検討してみてはいかがでしょうか。